Finaninsia – Masih banyak sekali pelaku usaha yang ternyata masih asing dengan istilah Term Of Reference (TOR). Hal tersebut sangat disayangkan karena TOR dalam sebuah perusahaan adalah sesuatu yang sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan itu sendiri. Bagi anda yang masih bingung dan belum mengerti apa itu pengertian dari TOR, apa saja tujuan dan manfaat TOR dan bagaimana cara membuat dan menyusun TOR dengan baik, silahkan anda simak penjelasan di bawah ini.
Pengertian Term Of reference
Pengertian Term Of reference (TOR) adalah dokumen yang dilampirkan pada suatu perikatan yang menjelaskan tujuan, ruang lingkup pekerjaan, aktivitas, tugas yang akan dilakukan, tanggung jawab setiap klien dan konsultan, serta hasil dan hasil yang diharapkan dari perikatan. TOR juga dapat dijelaskan sebagai instruksi yang diberikan kepada seseorang ketika diminta untuk memikirkan atau meneliti topik tertentu dan memberi tahu mereka apa yang harus dibahas dan apa yang harus diabaikan.
Dapat dikatakan bahwa TOR merupakan pedoman atau acuan untuk realisasi proyek. Tim Manajemen Proyek adalah entitas yang bertanggung jawab atas pembuatan dan persiapan TOR ini.
Dengan kata lain, jika anda akan melakukan suatu proyek atau kegiatan yang melibatkan banyak pihak dan membutuhkan perhitungan yang detail, maka anda harus memiliki alasan dan pembenaran untuk melakukannya. Serta terdapat alasan dan tujuan untuk ingin melakukan suatu proyek. Hal inilah yang perlu dituangkan ke dalam format TOR. Singkatnya, TOR adalah area, topik dan banyak hal yang ditugaskan oleh suatu organisasi atau investigasi dalam satu dokumen.
Baca juga: Jenis Reksadana : Pengertian, Keuntungan dan Kekurangan, Cara Investasi Rekadana
Tujuan Term Of reference ( TOR )
Meskipun Term Of reference (TOR) memiliki gambaran singkat yaitu TOR (Term of Reference), TOR memiliki beberapa tujuan utama yang mendukung penyusunan dan pembuatannya. Jika hakekat dari penetapan tujuan tersebut adalah untuk menghindari penyimpangan dari kondisi lapangan yang dimaksudkan. Berikut adalah beberapa tujuan term of reference (TOR) yaitu:
- Sebagai dasar atau landasan proyek atau action plan.
- Sebagai dasar perhitungan audit manajemen dan keuangan.
- Sebagai bahan penilaian kualifikasi proyek.
- Sebagai alat dan sumber bagi pimpinan untuk memantau kinerja bawahannya.
Manfaat Term Of reference (TOR)
Manfaat – manfaat term of reference (TOR) yaitu:
- Landasan yang menentukan bahwa rencana aksi konsisten dengan pedoman perencanaan kelembagaan.
- Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan.
- Dasar-dasar rasionalisasi usulan anggaran.
- Menjamin kualitas sistem desain.
- Dasar untuk audit internal atau eksternal.
- Kriteria untuk menentukan apakah proposal program layak atau tidak.
Cara Membuat Term Of Reference (TOR)
Dalam penyusunan TOR, seluruh elemen isi TOR harus ditata dengan baik agar informasi dan uraian yang dimuat dalam TOR mudah dipahami oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, TOR tidak boleh dilakukan sembarangan. Membutuhkan ketelitian dan ketelitian dalam penyusunannya. Ketika anda ingin membuat TOR maka ada langkah-langkah yang perlu anda perhatikan sebelum anda membuat TOR. Berikut langkah-langkah cara membuat Term Of Reference (TOR) :
1. Buat nama proyek atau aktivitas
Nama TOR mengacu pada proyek atau aktivitas yang sedang dilakukan. Maka dari itu buatlah judul yang jelas dan sederhana sehingga pembaca dapat dengan mudah memahaminya.
Baca juga : Struktur Proposal Bisnis dan Cara Membuatnya
2. Tulis background dengan benar
Langkah berikutnya dalam pembuatan term of reference (TOR) yaitu tentang penulisan background, bagian background selalu berada di awal dokumen. Dengan menuliskan latar belakang dalam bahasa dan istilah yang mudah dipahami oleh banyak pihak, akan lebih mudah bagi mereka untuk memahami dengan jelas mengapa perusahaan perlu melakukan proyek tersebut. Ingatlah bahwa detail dan kelengkapan penjelasan latar belakang sangatlah penting. Tapi jangan menulis terlalu panjang dan lebar. Tulis saja informasi singkat tapi tetap spesifik.
3. Sebutkan Semua Tujuan dengan Rinci
Setelah anda yakin bahwa alasan atau dasar pelaksanaan proyek masuk akal dan terkait dengan latar belakang. Setelah itu maka sebagai langkah selanjutnya anda bisa mulai menulis tujuan apa yang ingin anda capai dengan mengimplementasikan proyek tersebut. Tujuan-tujuan ini selanjutnya terkait dengan efektivitas pelaksanaan proyek. Dengan demikian, bagian tujuan dari tugas adalah bagian yang harus dapat menjelaskan pencapaian apa yang diinginkan pada setiap tahapan proyek hingga akhir proyek.
4. Tulis semua elemen isivTerm Of Reference (TOR)
Jangan lupa tuliskan satu bagian penting isi term of reference (TOR). Karena ada hubungan antara satu dengan lainnya yang tidak dapat dipisahkan. Hal yang dimaksud disini termasuk semua orang yang bertanggung jawab sebagai tim, serta pelaksana dan orang yang bertanggung jawab yang Anda percayai untuk memimpin proyek.
5. Keberlanjutan Program
Sebenarnya, menambahkan bagian ini ke bagian akhir term of reference (TOR) adalah pilihan opsional yang tidak mengikat atau baku. Dengan kata lain, tidak masalah jika tidak terdaftar karena tidak mempengaruhi alur proyek. Hal ini dikarenakan pada bagian berkelanjutan tersebut hanya merupakan kelanjutan dari proyek yang sedang dilaksanakan.
Baca juga: Break Even Point : Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Rumus Penghitungan
6. Perhitungan Anggaran
Pada bagian ini memang merupakan unsur penting yang tidak dapat diabaikan dalam penyusunan term of reference (TOR). Anggaran harus disiapkan sedemikian rupa sehingga semuanya menjadi jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari. Tambahkan rencana keuangan, mulai dari biaya yang diperlukan untuk memulai proyek, biaya akomodasi atau hiburan selama negosiasi dengan klien dan pihak terkait, transportasi selama realisasi proyek, serta biaya gaji orang-orang yang tergabung dalam tim proyek. Rencana keuangan atau rencana anggaran nantinya dapat digunakan oleh akuntansi atau manajemen untuk membuat estimasi keuangan dan menyusun laporan keuangan.
7. Menentukan metode yang ingin digunakan
Pada saat proyek pekerjaan sedang berjalan, perusahaan menggunakan metode yang berbeda agar proyek dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, penugasan harus menyertakan metode yang digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam hal ini, uraian metode mencakup tahapan utama proses pelaksanaan proyek, waktu atau durasi kegiatan dalam proyek untuk penggunaan alat pengumpulan data dalam proyek.
8. Menyoroti masalah yang akan terjadi
Suatu proyek kerja sering kali menemui berbagai isu atau masalah. Hal ini tentu saja sangat jelas mempersulit proses pengerjaan proyek, yang berujung pada kegagalan proyek. Oleh karena itu, term of reference (TOR) ini harus dapat menjelaskan setiap isu atau masalah yang dihadapi selama proyek berlangsung.
9. Identifikasi keahlian
Keberhasilan pelaksanaan proyek sangat tergantung pada tenaga ahli dan tim yang handal. Oleh karena itu, keterampilan yang diperlukan untuk proyek yang sedang berjalan perlu dimasukkan ke dalam term of reference (TOR). Dalam hal ini harus ditentukan kompetensinya, misalnya jenis pekerjaan yang berkaitan dengan proyek, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek, uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing pegawai.
Berbicara tentang keterampilan dan kemampuan karyawan, di era digital saat ini, prestasi kerja dapat dievaluasi dengan sangat mudah dan komputasi menggunakan manajemen KPI.
10. Susun pelaporan
Dengan membuat pelaporan ini, perusahaan dapat menerima informasi tentang kemajuan pelaksanaan proyek. Kehadiran pelaporan dapat menjadi alat penting bagi perusahaan. Pelaporan bertujuan untuk mencakup kemajuan proyek dari awal sampai akhir.
Baca juga: Rekening Dana Nasabah : Pengertian, Fungsi, Ketentuannyan
11. Membuat rencana kerja
Rencana kerja adalah strategi yang digunakan selama proyek berlangsung. Dengan bantuan rencana kerja, perusahaan atau karyawan yang berpartisipasi dalam proyek dapat memutuskan awal dan akhir proyek. Rencana kerja dapat digunakan sebagai panduan saat mengembangkan proyek. Dalam rencana kerja ini sekurang-kurangnya memuat beberapa hal penting, seperti analisis masalah menurut kriteria evaluasi, metode pelaksanaan, alokasi keuangan proyek.
Kesimpulan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian term of reference (TOR) adalah sebuah dokumen atau laporan yang berisi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu perusahaan, baik dari tujuan, pengelolaan, rencana kerja dan lain sebagainya. Dengan membuat dokumen ini siapapun akan lebih mudah memahami bagaimana alur dari perusahaan dan dengan gampang mengetahui segala sesuatu yang ada di dalamnya. Hal ini tentu memiliki berbagai manfaat seperti yang telah dijelaskan di atas. Demikian tadi pembahasan tentang TOR yang dapat anda jadikan sebagai referensi untuk kemajuan perusahaan anda.
Post Views: 623
