Finaninsia – Jika anda pemiliki suatu perusahaan atau mungkin anda adalah seorang pelaku usaha atau bisnis, anda harusnya benar-benar memahami tentang surat niaga. Surat niaga merupakan bagian yang penting dalam mengatur hbungan antar perusahaan maupun sektor-sektor yang ada didalam tubuh perusahaan itu sendiri. Berikut kami akan menjelaskan secara lengkap tentang apa itu surat niaga, apa saja jenis dan macamnya.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berkaitan dengan penawaran, jual beli barang atau jasa. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dari bisnis. Oleh karena itu, bahasa surat niaga harus ditulis dengan jelas, menarik dan mudah dipahami.
Secara umum, surat niaga dapat disebut surat komersial atau surat bisnis. Surat ini bisa bersifat internal atau juga eksternal. Yang dimkasud secara internal artinya surat ini dapat digunakan untuk komunikasi oleh suatu perusahaan yang bertingkat dari pusat sampai dengan ke tingkat cabang-cabangnya. Jika ditinjau secara eksternal artinya surat ini dapat digunakan oleh suatu perusahaan untuk berkomunikasi dengan perusahaan lain. Surat niaga memfasilitasi komunikasi bisnis antar perusahaan.
Baca juga: Strategi Korporat : Penegrtian, Jenis-Jenis, Kompnen, Dan Cara Menjalankannya
Fungsi Surat Niaga
Beberapa fungsi surat bisnis yaitu:
1. Berfungsi sebagai alat bukti hitam putih yang nyata, khususnya dalam surat kontrak.
2. Berfungsi sebagai pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dilihat kembali bila perlu.
3. Berfungsi sebagai pembawa pesan atau perwakilan pencipta ketika berhadapan dengan lawan bicara.
4. Berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.
5. Berfungsi sebagai alat periklanan.
6. Berfungsi sebagai bahan dalam pengambilan keputusan (bukti sejarah).
Baca juga: Jenis Reksadana : Pengertian, Keuntungan dan Kekurangan, Cara Investasi Rekadana
Macam – Macam Surat Niaga
Setelah ini kita akan membahas berbagai macam atau jenis surat bisnis. Jenis surat bisnis yang paling umum dalam bisnis adalah sebagai berikut:
1. Surat redaksi
Jenis surat bisnis ini dibuat dengan tujuan untuk memperkenalkan produk, jasa atau barang yang dijual oleh perusahaan kepada pihak lain. Isi surat pengantar biasanya mencakup informasi tentang keunggulan produk, harga, dan penawaran.
2. Surat Penawaran Bisnis
Surat penawaran ini biasanya disiapkan oleh penjual dan digunakan untuk menjual barang dan jasa. Tujuan dari surat penawaran penjualan adalah untuk secara resmi mendokumentasikan pertanyaan dan penawaran produk dari satu pihak ke pihak lain. Surat penawaran ini umumnya disiapkan oleh penjual yang menawarkan barang dan jasa untuk dijual.
Tujuan dari surat penawaran penjualan yaitu secara resmi mendokumentasikan pertanyaan dan penawaran produk dari satu pihak ke pihak lain. Penggunaan surat bisnis ini tentu saja merupakan penawaran kehormatan tanpa kewajiban apa pun. Informasi yang terkandung dalam surat permintaan dan penawaran adalah daftar produk, harga, penawaran, dll.
Surat penawaran ditulis secara rinci dan jelas untuk memudahkan pihak lain memahami surat tersebut. Surat penawaran biasanya dibuat sebagai permintaan penawaran atau inisiatif salah satu pihak. Selain itu, tujuan surat penawaran adalah untuk menawarkan produk anda, baik barang maupun jasa.
3. Permintaan penawaran surat bisnis
Surat penawaran ini biasanya dibuat oleh calon pembeli. Surat ini ditujukan kepada perusahaan yang menjual produk atau jasa yang diminati. Artinya calon pembeli menulis surat yang berisi keinginan untuk menawarkan produk untuk dijual kepada perusahaan yang diinginkan. Isi surat ini dimaksudkan agar calon pembeli mencantumkan informasi mengenai pertanyaan harga, daftar produk, penawaran, dll.
4. Surat Niaga Peringatan Tunggakan Pembayaran
Saat menjalin kemitraan biasanya selalu adala permasalahan yang salah satunya adalah sebagai mitra bisnis yang melakukan pembayaran setelah kejadian. Untuk mencegah hal tersebut diperlukan surat dinas yang berisi penjelasan atas keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh rekanan usaha. Sehubungan dengan transaksi barang atau jasa yang dibayar secara kredit, hal itu menjadi utang yang harus dibayar dalam jangka waktu tertentu. Jika pembayaran belum dibayar sebelum waktu yang disepakati, invoice akan dikirim.
Dalam membuat surat bisnis tentang hutang harus sangat baik dan adil, sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan. Oleh karena itu mitra bisnis menawarkan jangka waktu pembayaran. Namun bahasa yang digunakan dalam penulisan tidak terlalu berlebihan dan mengesankan, tetap bebas dengan bahasa yang baik dan tidak bertele-tele. Surat penagihan utang menyatakan jumlah pembayaran yang jatuh tempo dan dapat juga mencakup bunga yang dibayarkan selama jangka waktu tertentu.
5. Surat Perintah Dagang / Surat Niaga Pemesanan
Surat dagang berikut ini adalah surat pesanan barang yang tujuannya untuk memesan barang dari suatu perusahaan atau lembaga lain. Dimana selain untuk pemesanan barang, surat ini juga dapat digunakan sebagai bukti sah jual beli yang nantinya dapat dikoreksi dengan surat ini jika terjadi kesalahan pemesanan.
Surat ini biasanya ditulis oleh calon pembeli. Dalam surat pesanan, calon pembeli menulis permintaan kepada perusahaan penjual yang mencantumkan layanan atau produk yang ingin dibeli. Setelah proses penyelidikan dan penawaran, biasanya bila ada pihak lain yang berminat, maka dilakukan pemesanan. Surat pesanan adalah surat yang ditulis oleh calon konsumen kepada penjual yang memuat jenis produk yang akan dibeli, jumlah produk dan supplier.
6. Surat Niaga Penolakan Penawaran
Dalam bisnis atau dalam negosiasi, tentu ada beberapa penawaran dan tidak semua diterima. Biasanya ada saatnya salah satu pihak menolak surat pihak lain. Oleh karena itu perlu dibuat surat penolakan penawaran agar perusahaan yang mengirimkan surat penawaran tidak menunggu. Surat bisnis ini harus ditulis dengan hati-hati agar penolakan itu tidak tampak menghina. Dalam situasi seperti itu, surat penolakan pesanan dapat dikeluarkan. Adapun surat itu dapat diisi dengan alasan penolakan pesanan atau menolak pesanan yang dikirim tanpa alasan.
7. Surat konfirmasi pesanan bisnis
Surat konfirmasi pesanan dikirim setelah surat pesanan. Penjual mengirimkan surat konfirmasi pesanan yang ditujukan kepada calon pembeli. Penjual juga menggunakan surat ini untuk mengkonfirmasi barang atau jasa yang ingin dipesan, cara pembayaran, total harga pesanan dan informasi pengiriman. Surat konfirmasi pesanan disiapkan sebagai tanggapan atas penjual yang ditunjukkan oleh calon pembeli. Tujuan dari surat konfirmasi pesanan adalah untuk mengkonfirmasi produk yang dipesan, harga yang harus dibayar, cara pembayaran dan informasi pengiriman.
8. Surat Niaga Pemberitahuan Pengiriman Barang
Penjual melakukan pemberitahuan penyerahan barang setelah berhasil mencapai kesepakatan dengan pembeli tentang aturan pesanan. Dalam surat ini penjual menginformasikan bahwa barang sudah siap dikirim kepada pembeli. Surat ini juga biasanya memuat pemberitahuan terkait asuransi atau kondisi barang. Selain surat pesanan, diperlukan surat niaga untuk pengiriman barang yang merupakan bukti barang yang dikirim.
Surat niaga ini juga sebagai bahan acuan untuk melihat apakah barang yang diterima nantinya sesuai dengan surat pengiriman barang. Oleh karena itu perlu kejelasan dan ketelitian dalam penulisannya, agar tidak menimbulkan masalah. Ketika penjual menerima dan menerima kontrak yang ditulis oleh pembeli. Kemudian surat pemberitahuan yang ditulis oleh penjual tentang pengiriman barang dikirim.
Tujuan dari surat bisnis ini adalah untuk menginformasikan kepada pembeli bahwa produk yang dipesan sudah siap dan akan dikirimkan secepatnya. Dalam kasus lain, seperti asuransi pengiriman, biasanya ditambahkan sebagai dokumen tambahan pada pemberitahuan pengiriman.
Baca juga : Entrepreneurship : Definisi, Tujuan, Manfaat, dan Tahapan-Tahapan Entrepreneur
9. Surat Niaga Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima barang pesanan, pembeli mengirimkan surat pembayaran. Surat bisnis ini biasanya terdiri dari uang yang harus dibayar, cara pembayaran dan dokumen yang sah dan mengikat yang membuktikan pembayaran. Isi pokok kuitansi pembayaran adalah sebagai berikut.
a. Menegaskan bahwa barang telah diterima sebagaimana mestinya.
b. Penjelasan cara atau langkah pembayaran jika tidak dibayar langsung secara tunai.
c. Menyatakan memelihara hubungan persekutuan yang menguntungkan.
d. Permohonan konfirmasi pembayaran.
10. Surat Penundaan Pembayaran
Apabila pembeli mengalami kecelakaan atau kecelakaan yang menyebabkan wanprestasi, pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Surat ini ditulis secara mendetail agar penjual dapat memahami mengapa pembayaran ditangguhkan untuk produk yang dikirimkan pada waktu tertentu.
11. Surat bisnis terkait penangguhan pembayaran
Penjual menanggapi surat penangguhan pembayaran yang dikirimkan oleh pembeli. Surat ini mungkin berisi penolakan untuk menangguhkan atau mengubah sistem pembayaran. Misalnya, sebelumnya anda harus membayar tunai/uang, ketika Anda menerima surat tentang penangguhan pembayaran, anda dapat mengubah metode pembayaran menjadi kredit/pembayaran.
12. Surat Pengaduan atau Pengaduan Bisnis
Bencana atau kecelakaan dapat terjadi selama pengiriman. Komplain atau klaim dapat diajukan jika produk yang diterima rusak atau produk yang diterima lebih kecil dari yang dipesan. Selain itu, tujuan klaim atau surat tuntutan adalah agar penjual dapat menukar produk yang rusak atau mengembalikan produk yang hilang.
13. Surat bisnis yang sesuai dengan klaim
Penjual menanggapi klaim dan klaim yang ditinggalkan oleh pembeli. Surat ini berisi permintaan maaf dan solusi atas keluhan dan keluhan. Biasanya, penjual dengan sukarela memberikan produk tambahan sebagai bentuk tanggung jawab, dan sebagai merek, perusahaan bertanggung jawab atas layanan dan produk yang dipesan.
Kesimpulan
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dari bisnis yang dikelolanya. Surat ini memiliki banyak fungsi dan keguanaan bagi perusahaan atau pelaku bisnis yang terkait. Jika anda adalah seorang pebisnis anda harus memahami dengan baik seputar surat niaga ini. Demikian penjelasan tentang surat niaga yang dapat kamu pelajari dan pahami untuk kemajuan perusahaan anda.
